Cover Letter مقاله چگونه نوشته می شود؟ راهنمای نوشتن نامه به سردبیر ژورنال

کاور لتر مقاله یا Cover Letter یکی از مدارکی است که هنگام سابمیت مقاله به مجلات خارجی از شما درخواست می شود و فرصتی است تا در یک نامه کوتاه، مقاله خود را به سردبیر معرفی کنید و توضیح دهید چرا نتایج پژوهشتان برای خوانندگان آن مجله ارزش مطالعه دارد. بسیاری از نویسندگان تمام وقت خود را صرف آماده کردن مقاله می کنند و وقتی به مرحله ارسال می رسند، تازه متوجه می شوند باید یک نامه انگلیسی هم برای سردبیر بنویسند. معمولا سوال اصلی این است که در این نامه چه چیزی بنویسیم، چطور درباره ارزش مقاله صحبت کنیم و چه عباراتی برای یک ژورنال دانشگاهی مناسب است.

کاور لتر در تصمیم اولیه سردبیر نقش دارد. سردبیر هنگام دریافت مقاله باید بررسی کند که موضوع با حوزه مجله ارتباط دارد، نوع مقاله قابل پذیرش است و نتایج آن برای مخاطبان ژورنال مناسب هستند. یک نامه مناسب می تواند اطلاعات مورد نیاز برای این بررسی را در چند پاراگراف کوتاه در اختیار او قرار دهد.

اگر مقاله شما آماده ارسال است و برای تهیه Cover Letter به کمک نیاز دارید، می توانید متن مقاله و نام ژورنال مورد نظر را برای موسسه ماهان ارسال کنید تا نامه بر اساس موضوع پژوهش و شرایط همان مجله تنظیم شود. در ادامه نیز توضیح می دهیم یک کاور لتر مناسب چه بخش هایی دارد و هنگام نوشتن آن باید به چه نکاتی توجه کرد.

نگارش مقاله ISI

کاور لتر مقاله چیست و چرا مجلات آن را می خواهند؟

Cover Letter نامه رسمی نویسنده مسئول مقاله به سردبیر مجله است که همراه فایل اصلی مقاله ارسال می شود. این نامه معمولا شامل معرفی مقاله، نوع پژوهش، یافته اصلی، سهم پژوهش در موضوع مورد بررسی و دلیل انتخاب مجله است.

بعضی مجلات ارسال کاور لتر را اجباری کرده اند و برخی دیگر آن را به عنوان یکی از مدارک اختیاری می پذیرند. با این حال، بسیاری از ناشران از جمله Springer Nature و Elsevier برای تهیه این نامه راهنمای جداگانه دارند، چون اطلاعات آن به سردبیر کمک می کند تناسب مقاله با مجله را در مرحله بررسی اولیه ارزیابی کند.

برای مثال ممکن است مقاله ای درباره یک مسئله بالینی تهیه کرده باشید و قصد ارسال آن به مجله ای را داشته باشید که بیشتر روی مطالعات پایه آزمایشگاهی کار می کند. در این وضعیت، توضیح درباره اهمیت موضوع به تنهایی کافی نیست و باید روشن شود یافته های مقاله چه ارتباطی با حوزه تخصصی خوانندگان همان ژورنال دارند.

همین موضوع نشان می دهد چرا انتخاب مجله باید قبل از نوشتن نسخه نهایی کاور لتر انجام شود.

مقاله ISI چیست؟

Cover Letter مقاله چند صفحه باید باشد؟

برای بیشتر مقالات پژوهشی، یک صفحه کافی است. در بسیاری از موارد می توان تمام مطالب لازم را در حدود ۲۰۰ تا ۳۰۰ کلمه بیان کرد. بعضی مجلات دستورالعمل جداگانه ای برای طول نامه دارند و بهتر است همان محدودیت رعایت شود.

سردبیر معمولا با تعداد زیادی مقاله سروکار دارد و انتظار دارد در همان چند پاراگراف اول متوجه موضوع پژوهش و علت ارسال آن به مجله شود. بنابراین نامه ای که از ابتدا وارد جزئیات طولانی روش تحقیق یا سابقه موضوع می شود، خواندن اطلاعات اصلی را دشوار می کند.

در دستورالعمل انتشارات الزویر نیز توصیه شده کاور لتر کوتاه و متمرکز باشد و هدف، یافته اصلی، تازگی پژوهش و ارتباط مقاله با حوزه مجله را توضیح دهد.

برای یک مقاله معمولی، سه یا چهار پاراگراف به همراه عبارت آغازین و امضای نویسنده مسئول ساختار مناسبی است. اگر ژورنال اطلاعات تکمیلی درخواست کرده باشد، همان موارد نیز به نامه اضافه می شوند.

پاراگراف اول کاور لتر را چگونه شروع کنیم؟

ابتدای نامه باید مقاله و نوع آن را معرفی کند. معمولا نام سردبیر یا عبارت Dear Editor در ابتدای نامه قرار می گیرد و سپس عنوان کامل مقاله نوشته می شود.

اگر نام سردبیر مسئول بررسی مقالات در سایت ژورنال درج شده باشد، می توان نامه را خطاب به همان شخص نوشت. در غیر این صورت عبارت Dear Editor یا Dear Editor-in-Chief رایج است.

در پاراگراف اول بهتر است عنوان مقاله، نوع آن و موضوع اصلی پژوهش معرفی شود. مثلا اگر مقاله شما یک مطالعه مقطعی است، می توانید مشخص کنید که پژوهش با چه هدفی و درباره چه جمعیتی انجام شده است. برای مقاله مروری نیز بهتر است از همان ابتدا معلوم باشد که مقاله از نوع Systematic Review، Scoping Review یا Narrative Review است.

نکته مهم در این بخش، یکسان بودن عنوان مقاله با نسخه ای است که در سامانه سابمیت بارگذاری می کنید. اگر هنگام ویرایش عنوان تغییر کرده باشد، همان عنوان جدید باید در کاور لتر استفاده شود.

مهم ترین بخش کاور لتر، توضیح درباره یافته اصلی مقاله است

سردبیر معمولا می خواهد بداند مقاله شما چه نتیجه ای به ادبیات موجود اضافه می کند. به همین دلیل بهتر است پاراگراف دوم به یافته اصلی اختصاص پیدا کند.

برای نوشتن این بخش، ابتدا نتیجه اصلی مقاله را از بخش Results و Discussion مشخص کنید. سپس آن را در دو یا سه جمله توضیح دهید و نشان دهید چرا این نتیجه برای موضوع پژوهش اهمیت دارد.

فرض کنید مقاله ای در حوزه روانشناسی درباره رابطه کیفیت خواب و فرسودگی شغلی انجام شده است. در کاور لتر می توان توضیح داد که پژوهش چه ارتباطی را بررسی کرده و پس از در نظر گرفتن متغیرهای مرتبط، چه یافته ای به دست آمده است. همین توضیح باید متناسب با روش تحقیق بیان شود تا سردبیر بتواند نوع شواهد ارائه شده را درست ارزیابی کند.

در مقالات مهندسی ممکن است یافته اصلی به عملکرد بهتر یک روش پیشنهادی، کاهش خطای پیش بینی یا تغییر یک شاخص فنی مربوط باشد. در مطالعات بالینی نیز نتیجه اصلی می تواند به اثربخشی یک مداخله، ارتباط یک عامل با پیامد سلامت یا مقایسه دو روش درمانی مربوط شود.

هر مقاله باید بر اساس نتیجه واقعی خودش معرفی شود. استفاده از عبارت های کلی درباره اهمیت پژوهش معمولا اطلاعات زیادی در اختیار سردبیر قرار نمی دهد.

چطور تازگی مقاله را در Cover Letter توضیح دهیم؟

یکی از سوال های مهم سردبیر این است که مقاله چه چیزی به دانسته های موجود اضافه می کند. این موضوع معمولا با اصطلاح Novelty شناخته می شود.

برای توضیح تازگی پژوهش بهتر است به مسئله ای اشاره کنید که مطالعات قبلی کمتر بررسی کرده اند، روشی که در مقاله شما مورد استفاده قرار گرفته یا نتیجه ای که نسبت به پژوهش های گذشته اطلاعات تازه ای ارائه می دهد.

تازگی همیشه به معنی معرفی یک نظریه یا روش کاملا جدید نیست. گاهی مقاله درباره جمعیتی است که شواهد محدودی درباره آن وجود دارد. گاهی یک رابطه با روش متفاوتی بررسی شده یا نتایج پژوهش، برداشت رایج درباره یک موضوع را با شواهد تازه ای ارزیابی کرده اند.

مهم این است که ادعای تازگی با محتوای مقاله قابل پشتیبانی باشد.

برای مثال، عبارت This is the first study ادعای بسیار گسترده ای است و بهتر است تنها زمانی استفاده شود که بررسی منابع چنین نتیجه ای را پشتیبانی کند. در بسیاری از مقالات می توان سهم پژوهش را با زبانی متعادل تر توضیح داد و دقیقا بیان کرد مطالعه چه اطلاعاتی اضافه کرده است.

در موسسه ماهان هنگام آماده سازی کاور لتر، بخش مربوط به تازگی پژوهش با توجه به مقدمه، پیشینه و نتایج مقاله تنظیم می شود. این قسمت اهمیت زیادی دارد، چون ممکن است مقاله از نظر روش و نگارش آماده باشد، اما سهم اصلی آن در نامه به خوبی معرفی نشده باشد.

آماده‌ سازی مقاله برای سابمیت

چرا باید درباره انتخاب ژورنال توضیح بدهیم؟

این بخش یکی از مواردی است که تفاوت یک کاور لتر اختصاصی با نامه های آماده اینترنتی را نشان می دهد.

بیشتر ژورنال ها در بخش Aims and Scope توضیح می دهند چه موضوعاتی را پوشش می دهند، مخاطبان اصلی آنها چه کسانی هستند و چه نوع مقاله هایی را می پذیرند. هنگام نگارش کاور لتر باید ارتباط پژوهش با همین حوزه ها بیان شود.

برای مثال، اگر مقاله درباره عملکرد بالینی پرستاران است و آن را برای یک ژورنال تخصصی پرستاری ارسال می کنید، بهتر است توضیح دهید نتایج برای پژوهشگران، مربیان یا متخصصان پرستاری چه کاربردی دارد. اگر مقاله درباره یک مدل مهندسی است، می توان نشان داد یافته ها چه ارتباطی با مسائل مورد توجه خوانندگان همان مجله دارند.

برخی نویسندگان از یک کاور لتر ثابت برای چند مجله استفاده می کنند و تنها نام ژورنال را تغییر می دهند. چنین کاری باعث می شود یکی از مهم ترین بخش های نامه، یعنی تناسب مقاله با مجله، حالت عمومی پیدا کند.

برای هر سابمیت بهتر است دست کم بخش مربوط به Aims and Scope بر اساس ژورنال مقصد دوباره تنظیم شود.

استخراج مقاله از پایان‌ نامه

نمونه Cover Letter انگلیسی برای سابمیت مقاله

برای آشنایی با شکل نگارش، متن زیر یک نمونه فرضی برای مقاله ای در حوزه پرستاری است. فرض شده پژوهش از نوع مقطعی بوده و رابطه میان برنامه کاری و کیفیت خواب پرستاران را بررسی کرده است.

Dear Editor,

We would like to submit our manuscript entitled “Shift Work Patterns and Sleep Quality Among Hospital Nurses: A Cross-Sectional Study” for consideration as an Original Research Article.

In this study, we examined the association between shift work patterns and sleep quality among hospital nurses. Our findings suggest that certain shift schedules are associated with poorer sleep quality, even after accounting for relevant occupational and demographic characteristics.

We believe these findings will be of interest to your journal’s readership, particularly researchers and healthcare professionals concerned with occupational health and nursing workforce management. The study adds evidence concerning work schedules and sleep-related outcomes in hospital settings.

We confirm that the manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal. All authors have reviewed and approved the submitted manuscript.

Thank you for considering our submission.

Sincerely,

Corresponding Author

این نمونه، شکل کلی یک نامه را نشان می دهد. در نسخه واقعی باید عنوان مقاله، یافته های گزارش شده، نوع مطالعه، نام ژورنال و اطلاعات نویسنده مسئول مطابق مدارک سابمیت نوشته شوند.

در مجلاتی که اطلاعات بیشتری درباره اخلاق پژوهش، تعارض منافع یا وضعیت انتشار قبلی درخواست می کنند، همان موارد نیز بر اساس دستورالعمل ناشر اضافه می شوند.

آیا در کاور لتر باید درباره اصالت مقاله توضیح بدهیم؟

بسیاری از ژورنال ها از نویسندگان می خواهند تایید کنند مقاله قبلا منتشر نشده و همزمان در مجله دیگری تحت بررسی نیست. همچنین ممکن است لازم باشد اعلام شود همه نویسندگان نسخه نهایی را مطالعه و ارسال آن را تایید کرده اند.

این موارد معمولا در یک پاراگراف کوتاه در انتهای نامه بیان می شوند.

اگر مقاله از پایان نامه استخراج شده، نسخه پیش چاپ آن در یک مخزن قرار گرفته یا بخشی از داده ها در مقاله دیگری استفاده شده است، بهتر است سیاست ژورنال درباره چنین مواردی بررسی شود. بعضی ناشران می خواهند ارتباط مقاله با آثار قبلی در کاور لتر توضیح داده شود و برخی اطلاعات مربوط را در فرم جداگانه دریافت می کنند.

در این قسمت باید اطلاعاتی نوشته شود که با وضعیت واقعی مقاله مطابقت داشته باشد. برای مثال، اگر پیش چاپ مقاله منتشر شده است، لازم است سیاست مجله درباره Preprint بررسی شود و اطلاعات خواسته شده به صورت صحیح ارائه شود.

چگونه از پایان‌ نامه مقاله استخراج کنیم؟

اطلاعات اخلاق پژوهش و تعارض منافع در Cover Letter

برای مقالات پزشکی، روانشناسی، پرستاری و سایر پژوهش هایی که با مشارکت انسان یا داده های حساس سروکار دارند، موضوع تاییدیه اخلاق پژوهش اهمیت دارد.

با این حال، نحوه ارائه اطلاعات اخلاقی در ناشران مختلف یکسان نیست. بعضی مجلات می خواهند شماره تاییدیه اخلاق در متن مقاله درج شود و بعضی نیز فرم های جداگانه دارند. در مواردی ممکن است لازم باشد اطلاعات خاصی در کاور لتر ذکر شود.

همین تفاوت درباره تعارض منافع، حمایت مالی و سهم نویسندگان نیز وجود دارد. برای مثال، الزویر در راهنمای عمومی خود توصیه می کند اطلاعات Funding، Author Declarations و معرفی داوران پیشنهادی در بخش های جداگانه سامانه ثبت شوند، مگر اینکه راهنمای مجله درخواست دیگری داشته باشد. در مقابل، بعضی مجلات Springer Nature شرایط متفاوتی برای نامه دارند.

به همین دلیل بهتر است متن کاور لتر بر اساس دستورالعمل همان ژورنال تنظیم شود تا اطلاعات مورد نیاز در جای مناسب قرار بگیرند.

آیا باید نام داور پیشنهادی در کاور لتر نوشته شود؟

برخی مجلات هنگام سابمیت از نویسنده می خواهند چند داور احتمالی معرفی کند. معمولا این اطلاعات در بخش Suggested Reviewers سامانه وارد می شوند، اما ممکن است مجله روش دیگری تعیین کرده باشد.

گاهی نویسنده نیز به دلایل موجه درخواست می کند مقاله برای داور مشخصی ارسال نشود. برای چنین درخواستی باید سیاست ژورنال بررسی شود و دلیل آن به صورت حرفه ای بیان شود.

سردبیر در نهایت درباره انتخاب داوران تصمیم می گیرد. اگر اطلاعاتی در این زمینه درخواست شده باشد، باید مطابق الزامات مجله ارائه شود.

آیا Cover Letter برای مجلات Q1 و Q2 فرق دارد؟

ساختار اصلی نامه در بیشتر ژورنال های دانشگاهی مشابه است. تفاوت عمده به نوع مجله، حوزه تخصصی، مخاطبان و الزامات سابمیت مربوط می شود.

در یک ژورنال تخصصی با مخاطبان محدود، توضیح درباره جنبه فنی یا تخصصی یافته اهمیت بیشتری پیدا می کند. در مجله ای با دامنه موضوعی گسترده، بهتر است روشن شود نتیجه پژوهش برای چه گروهی از خوانندگان قابل استفاده است.

برای مثال، مقاله ای که در یک مجله تخصصی مهندسی منتشر می شود ممکن است بیشتر روی ویژگی روش و نتایج مقایسه ای تمرکز داشته باشد، در حالی که برای یک ژورنال میان رشته ای باید ارتباط نتیجه با مسائل گسترده تر آن حوزه نیز توضیح داده شود.

قرار گرفتن مجله در چارک Q1 یا Q2 به خودی خود قالب متفاوتی برای کاور لتر ایجاد نمی کند. ملاک اصلی، راهنمای نویسندگان و حوزه فعالیت مجله است.

کاور لتر مقاله مروری چگونه نوشته می شود؟

برای مقاله های مروری، بخش معرفی یافته ها با مقاله پژوهشی تفاوت دارد. در اینجا باید روشن شود مرور چه سوالی را دنبال کرده، چه نوع شواهدی بررسی شده و نتیجه اصلی جمع آوری و تحلیل مطالعات چه بوده است.

برای مثال، اگر مقاله شما یک مرور نظام مند است، می توان به موضوع اصلی مرور، دامنه مطالعات و مهم ترین نتیجه ترکیب شواهد اشاره کرد. در مقاله مروری روایتی نیز بهتر است توضیح داده شود مقاله چه مسئله ای را بررسی می کند و چه برداشت یا دسته بندی تازه ای از ادبیات موجود ارائه می دهد.

در چنین نامه ای لازم است نوع مقاله با عنوان و روش آن هماهنگ باشد. تفاوت میان Systematic Review، Meta-analysis، Scoping Review و Narrative Review در انتخاب عبارت های کاور لتر اهمیت دارد.

کاور لتر مقاله مستخرج از پایان نامه چگونه آماده می شود؟

دانشجویانی که از پایان نامه ارشد یا دکتری خود مقاله استخراج می کنند معمولا با این سوال روبه رو هستند که آیا باید در کاور لتر به پایان نامه اشاره کنند یا خیر.

پاسخ به سیاست مجله و وضعیت انتشار پایان نامه بستگی دارد. اگر ناشر درخواست کرده باشد آثار مرتبط یا نسخه های قبلی معرفی شوند، باید اطلاعات لازم ارائه شود. وجود پایان نامه در مخزن دانشگاهی نیز بهتر است در چارچوب سیاست همان ناشر بررسی شود.

در معرفی محتوای مقاله، بهتر است تمرکز روی یافته هایی باشد که در نسخه مقاله گزارش شده اند. ممکن است پایان نامه چندین هدف و فرضیه داشته باشد و مقاله تنها بخشی از نتایج را پوشش دهد. در این صورت کاور لتر باید همین دامنه محدودتر را معرفی کند.

این موضوع هنگام آماده سازی مقاله ISI از پایان نامه اهمیت دارد، چون عنوان، چکیده، متن اصلی و نامه سردبیر باید درباره یک مسئله واحد باشند.

کاور لتر برای ارسال مجدد مقاله به مجله دیگر

گاهی مقاله پس از بررسی اولیه یا داوری از یک ژورنال رد می شود و نویسنده تصمیم می گیرد آن را برای مجله دیگری ارسال کند. در چنین شرایطی، کاور لتر باید بر اساس ژورنال جدید بازنویسی شود.

اگر در فاصله دو سابمیت، مقاله اصلاح شده باشد، توضیح یافته ها نیز باید با آخرین نسخه هماهنگ شود. بخش مربوط به تناسب مقاله با مجله هم نیاز به بازبینی دارد، چون مخاطبان و حوزه فعالیت ژورنال جدید ممکن است متفاوت باشند.

اگر مجله درباره سوابق ارسال قبلی سوال کرده باشد، اطلاعات خواسته شده باید مطابق دستورالعمل آن ارائه شود.

در موسسه ماهان، برای مقاله هایی که پس از ریجکت یا تغییر ژورنال دوباره آماده سابمیت می شوند، کاور لتر نیز همراه سایر مدارک بررسی می شود. در این مرحله معمولا لازم است عنوان، چکیده و بخش معرفی سهم پژوهش با نسخه اصلاح شده مقاله هماهنگ شوند.

اشتباهات رایج هنگام نوشتن Cover Letter

یکی از مواردی که زیاد دیده می شود استفاده از متن های آماده اینترنتی است. بسیاری از این نمونه ها جمله های عمومی دارند و فقط نام مقاله و ژورنال در آنها تغییر می کند. چنین نامه ای اطلاعات کافی درباره ارزش واقعی پژوهش ارائه نمی دهد.

مورد دیگر، استفاده از عبارت های اغراق آمیز درباره اهمیت مقاله است. جمله هایی مانند Our study is highly groundbreaking معمولا توضیحی درباره یافته پژوهش نمی دهند. بهتر است سهم مقاله با اشاره به نتیجه، روش یا اطلاعات تازه آن معرفی شود.

گاهی نیز کاور لتر بیش از اندازه طولانی می شود و نویسنده بخش بزرگی از مقدمه یا چکیده را دوباره در نامه می آورد. در این وضعیت، اطلاعاتی که سردبیر نیاز دارد میان توضیحات طولانی قرار می گیرند.

اشتباه در نام ژورنال هم مسئله مهمی است، به خصوص زمانی که یک نامه برای چند سابمیت استفاده شده باشد. بهتر است پیش از ارسال، نام مجله، عنوان مقاله، نوع مقاله و اطلاعات نویسنده مسئول دوباره بررسی شوند.

Cover Letter را در Word بنویسیم یا در سامانه ژورنال؟

این موضوع به سامانه سابمیت بستگی دارد. در بعضی مجلات باید نامه در قالب Word یا PDF بارگذاری شود و در برخی دیگر محلی برای وارد کردن متن Cover Letter وجود دارد.

در هر دو حالت بهتر است ابتدا متن در یک فایل قابل ویرایش آماده شود تا بررسی و اصلاح آن آسان باشد. پس از نهایی شدن، نامه طبق دستورالعمل مجله بارگذاری می شود.

اگر فایل جداگانه لازم باشد، نامی مانند Cover_Letter.docx برای آن مناسب است. در برخی مجلات نیز اطلاعات نویسنده مسئول و تاریخ ارسال در بالای نامه درج می شود.

در مرحله آخر بهتر است نامه یک بار همراه فایل اصلی مقاله، Title Page و اطلاعات ثبت شده در سامانه بررسی شود. به این ترتیب عنوان مقاله و سایر اطلاعات در همه مدارک یکسان خواهند بود.

هزینه نوشتن Cover Letter مقاله چقدر است؟

هزینه تهیه کاور لتر به نوع مقاله، وضعیت فعلی متن و خدمات مورد نیاز بستگی دارد. اگر مقاله آماده باشد و ژورنال نیز انتخاب شده باشد، معمولا بررسی مقاله و تهیه نامه در زمان کوتاه تری انجام می شود. در بعضی پروژه ها هنوز ژورنال مناسب انتخاب نشده و لازم است ابتدا حوزه مجله و شرایط سابمیت بررسی شود.

گاهی هم کاور لتر همراه سایر مدارک مانند Highlights، Title Page، Author Contributions Statement و Data Availability Statement آماده می شود. در چنین مواردی حجم کار بیشتر خواهد بود.

در موسسه ماهان امکان تهیه کاور لتر به صورت مستقل یا همراه خدمات آماده سازی مقاله برای سابمیت وجود دارد. برای برآورد هزینه معمولا فایل مقاله، نام ژورنال و در صورت وجود توضیحات ناشر کافی است.

موسسه ماهان چگونه Cover Letter مقاله را آماده می کند؟

کاور لتر مناسب باید از محتوای خود مقاله نوشته شود. به همین دلیل ابتدا عنوان، چکیده، روش تحقیق، نتیجه های اصلی و بخش بحث بررسی می شوند تا مشخص شود چه یافته ای باید در نامه برجسته شود. سپس بخش Aims and Scope مجله مورد نظر بررسی می شود و متن بر اساس همان مخاطبان تنظیم خواهد شد.

در موسسه ماهان از همکاری پژوهشگران و افراد آشنا با رشته های دانشگاهی مختلف استفاده می شود و تهیه مدارک مقاله نیز بر اساس موضوع و الزامات ژورنال انجام می گیرد. این موضوع در مقاله های تخصصی اهمیت بیشتری دارد، چون معرفی نتیجه پژوهش به انتخاب واژه هایی نیاز دارد که با روش مطالعه و ادبیات همان رشته تناسب داشته باشند.

اگر مقاله شما آماده ارسال است، بهتر است قبل از ورود به سامانه سابمیت، تمام مدارک همراه آن یک بار بررسی شوند. گاهی مقاله از نظر متن آماده است و فقط به تنظیم کاور لتر، هایلایت، اطلاعات نویسندگان یا فرمت ژورنال نیاز دارد. در بعضی موارد نیز هنگام آماده سازی این مدارک، نکته ای در عنوان یا چکیده دیده می شود که بهتر است پیش از ارسال اصلاح شود.

برای تهیه Cover Letter می توانید نسخه نهایی مقاله و نام مجله را برای موسسه ماهان ارسال کنید. نامه بر اساس یافته های مقاله و شرایط همان ژورنال نوشته می شود و در صورت نیاز، سایر مدارک سابمیت نیز همراه آن آماده خواهند شد. به این ترتیب نویسنده هنگام ارسال مقاله، مجموعه ای از فایل های هماهنگ در اختیار دارد و اطلاعاتی که سردبیر برای بررسی اولیه نیاز دارد، در همان نامه کوتاه و منظم ارائه می شود.